Company secretary pour une société à Hong Kong

Vous envisagez de constituer une société à responsabilité limitée (limited) à Hong Kong ? Si oui, selon l’Ordonnance sur les sociétés de Hong Kong, vous devez nommer un secrétaire d’entreprise aussi appelé company secretary local pour votre société hongkongaise. Mais qu’est-ce qu’un secrétaire d’entreprise exactement ? Que font-ils et en avez-vous besoin pour assurer la conformité de votre société à responsabilité limitée à Hong Kong? Continuez à lire pour en savoir plus.

Qu’est-ce qu’un company secretary ?

Le company secretary est un représentant de la société qui doit signaler au registre des sociétés tout changement dans la structure de l’entreprise et ses données clés sur le personnel (c’est-à-dire ses administrateurs et actionnaires).

Attention à ne pas confondre un « secrétaire d’entreprise » avec un « secrétaire » qui peut se limiter à des tâches de secrétariat. Un secrétaire d’entreprise officiellement désigné joue un rôle beaucoup plus avancé dans la gestion juridique d’une entreprise.

Dois-je nommer un company secretary à Hong Kong?

Oui, la nomination d’un secrétaire d’entreprise compétent est obligatoire pour une société HK. Selon la loi, en vertu de l’Ordonnance sur les sociétés, chaque société privée constituée à Hong Kong doit avoir un secrétaire d’entreprise pour être en conformité avec les autorités locales. Vous ne pourrez donc pas constituer une société sans en nommer un, et une société est tenue d’en conserver un tout au long de son existence, ainsi qu’un compte bancaire correspondant au nom de la société. Notre cabinet, Merritt Asia est présent à Hong Kong depuis 1998 et agit en tant que company secretary pour votre société.

Que fait un company secretary ?

Le rôle d’un secrétaire d’entreprise est de veiller à ce que les entreprises respectent leurs obligations légales, notamment en ce qui concerne les déclarations fiscales à Hong Kong. Plus précisément, un secrétaire d’entreprise doit aider à tenir à jour les registres et registres légaux d’une entreprise et à les mettre à jour selon les besoins.

Les responsabilités du company secretary comprennent généralement la gestion des obligations légales et des déclarations fiscales pour l’entreprise à Hong Kong.

La gestion des procès-verbaux des actionnaires et du conseil d’administration ;
La gestion du changement de nom de la société et du changement d’adresse enregistrée ; une étape cruciale pour le business registration en Hong Kong.
Signaler le changement de coordonnées des administrateurs et actionnaires ;
Nommer de nouveaux administrateurs et signaler la cessation des administrateurs existants pour une entreprise à Hong Kong ;
Organiser le transfert d’actions, l’émission d’actions, ainsi que l’augmentation du capital ;
Préparer et déposer les déclarations annuelles ;
Tenir à jour les registres et les livres statutaires de l’entreprise (par exemple, le registre des administrateurs, le registre des actionnaires, le registre des contrôleurs significatifs, etc.) ;
Gérer le courrier administratif (si vous utilisez leur Bureau d’enregistrement – notez qu’il est recommandé de le faire car votre secrétaire d’entreprise vous informera généralement et vous dira quoi faire avec de tels courriers).

Qui peut êre un secrétaire d’entreprise ?

Un individu ou une personne morale peut être un secrétaire d’entreprise, mais gardez à l’esprit que cela a des implications importants pour la gestion fiscal de votre société hongkongaise.

Le seul administrateur d’une société privée ne peut pas être également le secrétaire d’entreprise (c’est-à-dire qu’un des administrateurs de la société peut être le secrétaire d’entreprise uniquement s’il y a plus d’un administrateur en place) ;
Si le secrétaire d’entreprise est une personne physique, il ou elle doit résider à Hong Kong (de manière permanente ou non) et participer à la gestion fiscal de la société ;
Si le secrétaire d’entreprise est une personne morale, son adresse enregistrée ou son siège social doit être à Hong Kong. De plus, elle doit détenir une licence de prestataire de services fiduciaires ou de sociétés valide (également appelée licence TCSP) délivrée par le registre des sociétés.

Comment le choisir pour une société à Hong Kong?

Tout d’abord, gardez à l’esprit qu’un secrétaire d’entreprise doit savoir ce qu’il fait – vous ne devriez pas nommer n’importe qui pour occuper ce poste ! Les diverses tâches de maintenance qu’un secrétaire d’entreprise gère ne sont pas difficiles. Cependant, il y a beaucoup de délais et de détails à prendre en compte lors de la préparation de la documentation à soumettre et lors de la mise à jour des registres de l’entreprise.

Cela dit, comme le rôle implique une certaine connaissance et expérience, si vous nommez un individu, assurez-vous qu’il/elle a le background nécessaire. Alternativement, si vous optez pour un prestataire de services, vous voudrez vérifier qu’il possède la licence appropriée. Vous pouvez le faire en recherchant leur nom dans le registre TCSP (note : certains fournisseurs peuvent utiliser des noms commerciaux, donc vous devrez peut-être demander leur numéro de licence pour effectuer une recherche). Notre cabinet est habilité à être company secretary pour votre société Hong Kong et bénéficie d’une expérience de plus de 25 ans à HK. En plus de la création de votre société, nous nous occupons de sa gestion et agissons en qualité de company secretary.

Le choix du secrétaire

La création d’une entreprise à Hong Kong n’est pas une décision à prendre à la légère, notamment en ce qui concerne la sélection du nom de la société et la conformité fiscale. Assurez-vous de nommer quelqu’un qui peut vous aider correctement. Sinon, vous risquez d’exposer votre entreprise à des erreurs et des retards qui pourraient entraîner des coûts inutiles.

Faire le bon choix pour son entreprise à Hong Kong

En résumé, la maintenance d’une entreprise ne doit pas être prise à la légère. Bien qu’il y ait moins de réglementations et d’exigences pour les entreprises de Hong Kong par rapport à d’autres juridictions dans le monde, cela prend quand même du temps, de l’expertise et des connaissances pour s’assurer qu’une entreprise est maintenue à jour. À ce titre, il peut être bénéfique de solliciter l’aide d’un prestataire de services d’entreprise.

Tous les prestataires de services d’entreprise ne sont pas identiques ; certains sont meilleurs ou peut-être plus adaptés aux besoins particuliers d’un entrepreneur que d’autres. Il est donc essentiel de peser le pour et le contre des options et de prendre en compte le professionnalisme et l’expérience, ainsi que le rapport qualité-prix avant de prendre une décision.

Avez-vous une entreprise existante et souhaitez-vous nommer Merritt Asia comme son secrétaire d’entreprise ?