Nous sommes votre « company secretary »!

Hong Kong est une des régions les plus dynamiques au monde et est considérée comme une des meilleures juridictions pour implanter sa société. Hong Kong bénéficie d’un système fiscal léger; avec des taux de taxation faible. Classée l’économie la plus libre du monde entre 1995 et 2019, Hong Kong représente la plate-forme parfaite pour developper son activité en Asie et à l’international.

Pour pouvoir bénéficier de tous ces avantages, la première étape est l’immatriculation de la société à Hong Kong. Pour se faire vous aurez besoin d’un Company Secretary francophone pour la création de votre société à Hong Kong. Et depuis 1998, Merritt Asia est un Company Secretary (secrétaire d’entreprise) dûment immatriculé à Hong Kong.

En effet, l’une des conditions pour pouvoir enregistrer une société et commencer votre activité dans la juridiction de Hong Kong est d’avoir un Company Secretary. Notez que ce mandat est obligatoire, sans ce dernier il ne sera pas possible de commencer votre business à Hong Kong.

Mais qu’est-ce qu’un Company Secretary?

Un Company Secretary est un agent autorisé à représenter votre société d’Hong Kong auprès des Autorités d’Hong Kong.

Les missions d’un Company Secretary sont fixées par la loi et il ne peut agir au nom de la société qu’auprès des Autorités dans le cadre du suivi juridique de la société (déclarations fiscales et sociales, procédures administratives liées au transfert de parts, changement de nom de la société, nomination d’un director, etc.). L’une des missions du Company Secretary est de s’assurer que l’entreprise et ses opérations soient gérées conformément à la loi.

Il n’a pas accès au compte bancaire de la société et n’est en aucun cas un director (« gérant ») de la société. Notre société Merritt Asia Limited est autorisé à vous représenter: nous ne sommes pas des revendeurs mais un agent régulé par les Autorités habilité à vous représenter.

Pourquoi est-ce si important de bien choisir son Company Secretary?

Le Company Secretary est le représentant légal de votre entité auprès des autorités locales, il est donc primordial de bien le choisir. Voici quelques-unes de nos compétences et les principales raisons pour lesquelles vous devriez choisir le cabinet Merritt comme Company Secretary.

C’est une obligation légale

Choisir un Company Secretary n’est pas une option, c’est LA condition pour enregistrer une entreprise à Hong Kong. C’est très simple, si vous n’avez pas de Company Secretary votre entreprise ne pourra pas être enregistrée. Vous pourriez même être poursuivi par les autorités si vous essayez de conduire des activités commerciales sans Company Secretary. Il est donc dans votre intérêt de choisir vigoureusement votre Company Secretary avant même d’entamer les démarches de création de votre société.

• Votre passerelle avec les administrations locales

Si l’administration de Hong Kong veut vous joindre; c’est le Company Secretary qui sera leur point de contact principal. Votre Company Secretary est donc en charge de répondre à toutes les demandes de l’administration et joue un rôle primordial de représentant et responsable auprès des autorités.

• Assurer une veille juridique, fiscale et politique

Votre Company Secretary s’assurera que vos activités sont conformes aux lois et réglementations locales. Des règlementations ainsi que des politiques ont été mises en place pour régir les activités commerciales à Hong Kong. Un Company Secretary est plus que nécessaire pour assurer la conformité de votre business aux particularités corporatives, financières et fiscales locales. Ceci évitera que votre entreprise n’entre en conflit avec la loi.

Mais à part ça, quel est le rôle d’un Company Secretary?

Votre Company Secretary a de nombreuses tâches, en voici quelques-unes:

• S’assurer de la conformité fiscale de votre entreprise

L’une des principales missions de votre Company Secretary est de faciliter est de s’assurer de la conformité fiscale de votre entreprise. S’il y a une chose à retenir, c’est que l’administration de Hong Kong est très simple en matière fiscale et l’assistance de votre Company Secretary fera que vous n’avez aucun souci à vous faire. Voici quelques-uns des rôles de votre Company Secretary:

• Enregistrement de l’entreprise auprès de l’Inland Revenue Department (IRD) après l’incorporation de votre société. Cette étape est prioritaire puisqu’elle permettra à l’entreprise d’avoir ses détails enregistrés dans les archives gouvernementales.
• Demander une autorisation supplémentaire dont l’entreprise pourrait avoir besoin en matière fiscale. Vous trouverez ce rôle très important lorsque vous serez confronté à des problèmes fiscaux complexes qui nécessitent des éclaircissements de la part des autorités.
• À la clôture de chaque exercice, le Corporate Secretary veille à ce que votre entreprise dépose correctement et à temps les déclarations de revenus. Ceci est très important pour vous assurer de profiter des allégements fiscaux le cas échéant et éviter les pénalités.

• Tenir et mettre à jour les documents statutaires de la société

Lorsque vous créez une entreprise à Hong Kong, le Company Secretary est mandaté pour conserver tous les documents de votre société. Cela donne aux agences gouvernementales un accès direct et facile à tous les documents de votre société lorsque cela est nécessaire. En cas de litige fiscal par exemple, l’Inland Revenue Department contactera le directement le Company Secretary de votre entreprise pour une inspection des dossiers.

Le  Corporate Secretary est tenu de mettre à jour tous les documents de la société lorsque leurs détails changent. Par exemple, si la répartition des des parts changent alors le Company Secretary devra mettre à jour le registre des actionnaires et des administrateurs.

Afin de tenir les actionnaires au courant des opérations de la société, le Company Secretary est également chargé de créer et partager différents rapports.

• Mise en relation avec les différentes parties prenantes

Un des missions principales de votre Company Secretary et de faire le lien avec les différentes parties prenantes. En particulier, avec celles dont le mandat a un impact sur les opérations quotidiennes de l’entreprise. Ceux-ci peuvent inclure la Bourse de Hong Kong, le Département des recettes intérieures et le Registre des sociétés… Ces relations étroites permettent à votre Company Secretary d’être en permanence en alerte et au courant des nouveautés politiques, réglementaires…

Pourquoi choisir Merritt comme secrétaire d’entreprise ?

Merritt Asia Limited fait partie du réseau Merritt qui possède des bureaux à Hong Kong, aux Émirats arabes unis et en Floride, aux États-Unis.
Nous sommes en charge de la création et du suivi des sociétés à Hong Kong en tant que « Company Secretary » depuis 1998. Comme expliqué ci-dessus, le « Company Secretary » est un mandat obligatoire pour toutes les sociétés enregistrées à Hong Kong. Sans elle, il ne sera pas possible de démarrer votre activité.
Nous mettons à disposition de nos clients toutes les compétences de notre groupe, notamment en matière de conseil juridique tant au sein de notre siège à Hong Kong que dans nos bureaux de Dubaï et des USA.
Notre équipe à taille humaine est composée de professionnels du droit et de la comptabilité qui sont à votre service pour assurer le succès de vos activités professionnelles à Hong Kong et dans le reste du monde.

Contactez-nous au +971 52 820 0964 ou envoyez-nous un e-mail : support@merritt.group